Revisorernas redogörelse

Granskning av mindre inköp

Granskningen visade att den interna kontrollen generellt är god och att inköp sker med hänsyn till affärsmässighet och konkurrens. Kommunen har skriftliga rutiner för hur inköp av varor och tjänster ska hanteras. Vidare noterades att inköp från ramavtal inte alltid sker från de ramavtal som finns samt att leveranskvittens/mottagningskvittens i tre fall skett av samma person som godkänt inköpet.

Kommunens nämnder rekommenderas bl.a. att säkerställa att gällande interna riktlinjer för representation efterföljs samt att avrop från ramavtal sker i de fall ramavtal finns. Nämnderna rekommenderas även säkerställa att det i systemet inte är möjligt att både godkänna en beställning samt att leverenskvittera/mottagningsattestera.

Granskning av kommunens arbete med bostadsförsörjning

Granskningen visade att kommunstyrelsen i stort tillsett att åtgärder vidtagits för att säkerställa bostadsförsörjningen i kommunen. I granskningen framgår att bristande tillgång till kommunal mark och föråldrade detaljplaner är några av kommunens utmaningar för att säkerställa bostadsförsörjningen. Granskningen visade också att roller, ansvar och arbetssätt inte var tydliggjorda och dokumenterade i tillräckligt hög utsträckning.

Kommunstyrelsen rekommenderas bl.a. att fortsätta arbeta med att tydliggöra roller, ansvar och arbetssätt inom ramen för bostadsförsörjningsprocessen. En ny översiktsplan bör initieras för att säkerställa att kommunen har en aktuell översiktsplan.

Granskning av intern kontroll (fas 1)

Granskningen visade att de kommungemensamma anvisningarna för intern kontroll inte tydliggjort organisation, ansvar och praktiskt upplägg för internkontrollarbetet. En tydlig struktur för internkontrollarbetet är en förutsättning för att kunna säkerställa en tillräcklig intern kontroll. De kommungemensamma anvisningarna ställer inte krav på hur riskidentifiering ska gå till eller att riskerna ska värderas, vilket är grundläggande i ett internkontrollarbete.

Kommunstyrelsen rekommenderas bl.a. tillse att det finns en tydlig modell för intern kontroll som inkluderar krav på riskidentifiering, riskvärdering och riskhantering.

Granskning av intern kontroll (fas 2)

Granskningens samlade bedömning var att kommunstyrelsen och granskade nämnder inte säkerställt en tillräcklig intern kontroll avseende skyddet mot oegentligheter. Varken kommunstyrelsen eller de granskade nämnderna hade genomfört en dokumenterad riskanalys och risken för oegentligheter togs inte systematiskt upp inom ramen för internkontrollarbetet.

Kommunstyrelsen och de granskade nämnderna rekommenderas bl.a. tillse att risken för oegentligheter beaktas i arbetet med att tydliggöra hur internkontrollarbetet ska genomföras samt i arbetet med riskidentifiering.

Granskning av intern kontroll inom inköp och upphandling inom nämnden för Kultur & Turism

Granskningen visade att det i stort finns en tydlig styrning för inköp och upphandling i kommunen men att nämnden inte tagit fram några förvaltningsspecifika riktlinjer inom området. Vid ett av de kontrollerade inköpen hade offert inte begärts in. Det framgick även två mindre noteringar vid kontroll av attest.

Nämnden rekommenderas bl.a. att tillse att det utses en anställd i förvaltningen som får ansvar för hanteringen av förvaltningsspecifika avtal. Nämnden bör också utvärdera om förvaltningsspecifika riktlinjer för inköp och upphandling bör utarbetas.

Granskning av IT-revision

Granskningen visade att kommunen drivit informationssäkerhetsarbetet framåt sedan en tidigare granskning 2010. Granskningen visade dock att roller och ansvar för informationssäkerhet inte var fastställda och tydliggjorda i arbetsbeskrivningar. Kommunen hade heller inte fastslagit relevanta styrdokument gällande informationssäkerhet och periodisk behörighetsgranskning saknades.

Kommunen rekommenderas bl.a. att färdigställa styrande dokument, riktlinjer och instruktioner avseende informationssäkerhet, dokumentera och implementera enhetlig rutin för att periodvis granska behörigheter samt upprätta en kontinuitetsplan för att hantera oförutsedda störningar i verksamhet och IT-stöd.

Granskning av nämnden för Miljö & Hälsoskydd

Av granskningen framkom att nämnden både tidigare och under 2014 haft en tillsynskuld på grund av att de inte kunnat utföra den tillsyn som de tagit betalt för. Nämnden har åter tagit upp det strategiska utvecklingsarbetet som initierades 2011 men som avstannat under 2012. Den övergripande målsättningen med utvecklingsarbetet är att samtliga tillsynsobjekt ska få tillsyn i enlighet med framtagen tillsynsplan. Det saknas dock styrdokument och övrig dokumentation för detta strategiska utvecklingsarbete. Detta bedöms innebära en uppenbar risk för att nämnden inte säkerställer att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige fastställt.

För att det strategiska utvecklingsarbetet ska förankras i nämndens mål och uppdrag rekommenderades nämnden bl.a. att upprätta en handlingsplan som beskriver målsättning och strategi med utvecklingsarbetet.

Uppföljande granskning

Granskningen avsåg uppföljning av fem granskningar som genomfördes 2012 och den samlade bilden var att ansvariga nämnder i stort arbetat utifrån de rekommendationer som lämnades i respektive granskning. Det finns dock rekommenderade åtgärder som ännu inte genomförts.

Granskning av delårsbokslutet 2014

En översiktlig granskning av delårsrapporten 2014 har genomförts och rapporterats till kommunfullmäktige.

Löpande granskning 2014

Som ett led i årets redovisningsrevision har en löpande granskning av intern kontroll genomförts. Sammanfattningsvis är bedömningen att den interna kontrollen kan förstärkas inom vissa områden.

Bokslutsgranskning 2014

I avlämnad revisionsrapport anges att kommunen gör vissa avsteg från lagkrav och rekommendationer, främst i avseende att kommunen valt att redovisa samtliga pensionsförmåner, inklusive pensioner intjänade före 1998, som en avsättning i balansräkningen. Den samlade bedömningen i granskningen är att kommunen har en god ekonomisk hushållning.

Övrigt

Med anledning av händelseutvecklingen inom nämnden för Individ & Familjeomsorgs verksamhet under 2014 har kommunrevisionen under revisionsåret löpande fört en dialog med förvaltningschef, nämndens presidium och kommundirektör.  I dialoger har framkommit att både externa och förvaltningens egna genomlysningar visat på omfattande utvecklingsområden kring ledning och styrning inom förvaltningen. Det finns också stora utvecklingsområden i verksamheten för mottagande av ensamkommande flyktingbarn. Revisionen kommer fortsatt att följa utvecklingen under 2015.

Utöver ovan nämnda granskningar har kommunrevisionen också träffat nämnder och styrelser, löpande följt deras arbete samt genomfört en rad mindre uppföljningar under året. Samtliga granskningsrapporter finns att läsa på www.kungsbacka.se/kommunrevision.

facebooktwittermail